Holbæk Gardens Vedtægter

VEDTÆGTER for foreningen HOLBÆK GARDEN

§1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Holbæk Garden.
Foreningen, der er stiftet den 21.04.59, har hjemsted i Holbæk Kommune.
Foreningens postadresse er den til enhver tid valgte formands adresse.

§2 Formål og hæftelse

Foreningen, der er upolitisk, har til formål at fremme interessen for et uniformeret tambourkorps og orkester, herunder ved undervisning at fremme og udbygge musisk interesse og forståelse. Det uniformerede korps kan medvirke ved offentlige arrangementer, stævner og møder, herunder arrangementer i velgørende eller almennyttigt øjemed.

Det uniformerede korps kan med bestyrelsens tilladelse medvirke ved private og firma-arrangementer samt ved sportsforeningers og privatorganisationers og lignende arrangementer. Foreningen er en forening, der alene hæfter med sin formue overfor påtagne forpligtelser. Ingen medlemmer hæfter personligt for foreningens eventuelle gæld.

Det økonomiske grundlag for Holbæk Garden søges endvidere opnået gennem følgende:

• Arrangementer
• Bidrag fra Holbæk Kommune og andre institutioner samt gennem godkendte indsamlinger
• Sponsorater fra privatpersoner og virksomheder
• Bidrag fra Holbæk Gardens Forældre- og Støtteforening

Holbæk Garden modtager ikke egentlige honorarer for optræden m.v., men er berettiget til at oppebære rejsegodtgørelse, opholds- og vedligeholdelsesgodtgørelse/refusion.

§3 Organisationsforhold

Foreningen samarbejder omkring undervisningen med Musikskolen Holbæk, jævnfør ”Samarbejdsaftale mellem Musikskolen Holbæk og Holbæk Garden”. Denne aftale er foreløbigt gældende indtil 31. juni 2017. Foreningen er medlem af Landsgarderforeningen (sammenslutningen af danske bygarder) og er forpligtet til at overholde de reglementer og bestemmelser, som Landsgarderforeningen til enhver tid måtte udstede.

§4 Medlemskab og udmeldelse

Som medlem af Holbæk Gardens forskole og grundskole samt det uniformerede tambourkorps og orkester kan optages drenge og piger mellem 8 og 30 år.

Indmeldelse sker som hovedregel ved særlige hvervearrangementer, fortrinsvis med start fra august måned. Holbæk Gardens medlemmer skal som hovedregel indmeldes som elever på Musikskolen Holbæk.
Optagelse eller afslag afgøres af bestyrelsen under hensyntagen til undervisningskapaciteten i Musikskolen Holbæk. En optagen elevs første 3 måneder betragtes som prøvetid. For at opnå uniformeret status i tambourkorps eller orkester skal eleven indstilles af lærer, dirigent og marchtræningsinstruktør til godkendelse i bestyrelsen efter de til enhver tid gældende regler herom.

Øverste aldersgrænse for deltagelse i Holbæk Garden er 30 år.

I helt særlige tilfælde kan bestyrelsen, i samarbejde med Garderrådet, give dispensation i forhold til aldersgrænsen på 30 år. Dispensationen gives for ét år ad gangen.

Udmeldelse sker ved henvendelse til et medlem af bestyrelsen og kan ske på et hvilket som helst tidspunkt uden varsel, dog tilbagebetales erlagt kontingent ikke. Det er en betingelse for udmeldelse, at medlemmet er restancefri. Den garder, som måtte ønske at melde sig ud, forpligter sig til at indlevere ethvert aktiv som måtte tilhøre foreningen senest ultimo i måneden efter udmeldelsesdatoen. Aktivet betragtes som indleveret ved kvittering fra et bestyrelsesmedlem eller fra den til enhver tid ansvarshavende person på området. Måtte et aktiv ikke blive indleveret rettidigt jf. ovenstående, indtræder en månedlig afgift. Der beregnes ét afgiftsbeløb uanset antallet af ikke indleverede aktiver. Afgiftsbeløbet fastsættes af bestyrelsen.

§5 Karantæne og eksklusion

Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsat omfang, dog max. 2 måneder til et medlem, der gør sig skyldig i uacceptabel opførsel eller på anden måde opfører sig til skade for foreningen. For at denne beslutning skal være gyldig kræves, at mere end halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for karantæne. Medlemmet skal have lejlighed til at udtale sig over for bestyrelsen.

I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen, at et medlem udelukkes fra foreningen i et nærmere angivet tidsrum over 2 måneder eller for stedse.
På generalforsamlingen afgøres sagen ved skriftlig afstemning og for vedtagelse kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer (blanke stemmer tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede og forsvare sig.

§6 Kontingent

Der betales kontingent – og ved brug af gardens instrumenter også instrumentleje – til Holbæk Garden.
Der betales ligeledes kontingent til Musikskolen Holbæk, såfremt medlemmet modtager undervisning på musikskolen.
Kontingentet til Holbæk Garden fra de optagne a) elever i forskole og grundskolen b) uniformerede gardere fastsættes af bestyrelsen, der ligeledes fastsætter indbetalingsterminer og opkrævningsform. Kontingentet til Musikskolen Holbæk fra de optagne a) elever i forskole og grundskolen b) uniformerede gardere fastsættes af musikskolen, der ligeledes fastsætter indbetalingsterminer og opkrævningsform.

§7 Restance

Kontingentet skal være indbetalt i henhold til de til enhver tid gældende regler.
Ved for sen betaling fremsendes 1. og 2. rykkerskrivelse.
Såfremt kontingentet fortsat ikke betales, og medlemmet er gjort bekendt hermed, vil medlemmet efter betalingsfristens udløb kunne slettes som medlem af foreningen.

§8 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.
Ordinær generalforsamling afholdes 1 gang årligt inden udgangen af marts måned.
Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, den fungerende bestyrelse, orkesterlederne, medlemmer af Holbæk Gardens Forældre- og Støtteforening, de uniformerede garderes forældre samt forskolens og grundskolens forældre. Stemmeret har den fungerende bestyrelse, orkesterlederne, medlemmer af Holbæk Gardens Forældre- og Støtteforening, uniformerede garderes forældre samt forskolens og grundskolens forældre, ligesom uniformerede gardere over 18 år har stemmeret.
Stemmeret er betinget af, at der ikke er kontingentrestance.
Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen ved skriftlig meddelelse samt annoncering på foreningens hjemmeside med mindst 14 dages varsel.
Indkaldelsen skal indeholde dagsorden samt de af bestyrelsen fremsatte forslag og andre indkomne forslag.
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være afleveret skriftligt til bestyrelsen senest 3 uger før generalforsamlingen.
En rettidig indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

§9 Dagsorden

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent samt 2 stemmetællere
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
3. Forelæggelse af revideret regnskab for det forløbne år til godkendelse
4. Behandling af indkomne forslag
5. Valg af bestyrelsesformand i ulige år
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer
7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter
8. Valg af 2 revisorer
9. Valg af revisorsuppleant
10. Eventuelt

§10 Generalforsamlingens ledelse mv.

På generalforsamlingen skal vælges en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægterne bestemmer andet.
Valgbar til bestyrelsen er den samme personkreds, som de, der har stemmeret på ordinær generalforsamling, jf. §8, dog betinget af, at vedkommende er fyldt 18 år.
Fraværende valgbare medlemmer kan vælges, når der skriftligt foreligger tilsagn om, at vedkommende vil modtage valg. Afstemning på generalforsamlingen foregår ved håndsoprækning, medmindre vedtægterne, bestyrelsen, tre medlemmer eller dirigenten, bestemmer, at afstemningen skal være skriftlig.
Over det på generalforsamlingen passerede skrives et referat, der underskrives af dirigenten.

§11 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når 7 medlemmer skriftlig indgiver begæring herom til bestyrelsen med dagsorden.
Vedrørende varsel og formkrav henvises til §8.

§12 Bestyrelsen

Bestyrelsen, der består af 7 medlemmer inkl. formand, er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold.
Af bestyrelsens 7 medlemmer vil udpeges 1 medlem af Holbæk Gardens Forældre- og Støtteforening i henhold til nævnte forenings egne vedtægter.
Der vælges hvert år 3 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode.
Der vælges hvert år 2 bestyrelsessuppleanter.
Genvalg kan finde sted af såvel bestyrelsesmedlemmer som bestyrelsessuppleanter.
I tilfælde af vacance indtræder en suppleant i bestyrelsen.
Såfremt suppleanternes pladser er vacante, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand, kasserer og sekretær.
Bestyrelsen sammentræder på forlangende af et bestyrelsesmedlem. Alle beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal, medmindre vedtægterne bestemmer andet. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende, og i dennes fravær, næstformandens. For at en beslutning er gyldig, må mindst 4 medlemmer være til stede og deltage i afstemningen. Næstformanden træder under formandens fravær i dennes sted. Sekretæren fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Endvidere er det bestyrelsens opgave at ansætte orkesterledere med henblik på musisk ledelse af Holbæk Gardens orkestre. Orkesterlederne refererer til bestyrelsen og følger de udstukne retningslinjer. De nærmere regler for forskolen, grundskolen og de uniformerede garderes forhold, herunder ordensreglement, fastsættes af bestyrelsen efter forhandling med orkesterlederne.
Ansættelse af undervisere/lærere foretages i henhold til Samarbejdsaftale mellem Musikskolen Holbæk og Holbæk garden af Musikskolen Holbæk. Det er bestyrelsens opgave at fastlægge og tilrettelægge de arrangementer, som Holbæk Garden skal medvirke i, idet bestyrelsen dog kan afgive tilladelse til, at kun en del af det uniformerede korps/orkester giver koncert.

§13 Tegningsret

Foreningen tegnes af formanden.
Ved alle økonomiske dispositioner kræves to underskrifter, hvoraf denne ene skal være formand eller kasserer. Den anden kan være formand eller kasserer eller en ansat ekstern revisor. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af en generalforsamling.

§14 Vedtægtsændringer

Til ændring af foreningens love kræves en majoritet på 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes stemmer.

§15 Regnskab

Regnskabsåret går fra 01.01. – 31.12.
Regnskabet skal godkendes af 2 generalforsamlingsvalgte revisorer, der vælges hvert år, og genvalg kan finde sted.
På generalforsamlingen vælges desuden 1 revisorsuppleant.

§16 Holbæk Gardens Forældre- og Støtteforening

Til Holbæk Gardens almene interesser er oprettet/stiftet en forældre- og støtteforening, kaldet Holbæk Gardens Forældre- og Støtteforening med egne love/vedtægter.

§17 Holbæk Gardens Rejsefond

Generalforsamlingen kan beslutte, at der oprettes en rejsefond til brug for sommerrejser. Midlerne administreres af bestyrelsen, der aflægger regnskab ved hver generalforsamling. Rejsefondens regnskab revideres af de generalforsamlingsvalgte revisorer hvert år.

§18 Foreningens opløsning

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og at forslaget vedtages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Opnås et sådant flertal ikke indkaldes til ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes med 2/3 af de afgivne stemmer uanset antallet af fremmødte medlemmer. En sådan generalforsamling skal indkaldes senest 3 uger efter, at det er konstateret, at fornødent flertal som nævnt ovenfor ikke har kunnet opnås.
Vedrørende formkrav henvises til §8.
I tilfælde af foreningens opløsning tilfalder dens eventuelle inventar og udstyr samt formue Landsgardeforeningen (sammenslutningen af danske bygarder), subsidiært et af Holbæk Kommune valgt almennyttigt formål.

Bilag: Samarbejdsaftale mellem Musikskolen Holbæk og Holbæk Garden dateret 25. November 2015.

Senest vedtaget ændringer:

Ekstraordinær generalforsamling den 25. november 2015.

Ordinær generalforsamling den 20. februar 2017: Tilføjelse til § 4 om afgiftsbeløb ved manglende indlevering af aktiver ved udmeldelse.

Ordinær generalforsamling den 25. februar 2019: Tilføjelse til § 4 om dispensation i forhold til aldersgrænse.

Underskrevet på bestyrelsesmøde d. 4/3-2019